“把電子資料包發(fā)給我一下”
有這樣向人索要東西的嗎？即便我不要求大家多有禮貌，但也希望發(fā)送郵件者，能有基本的尊重，哪怕把一句話說(shuō)完整，不至于讓人讀起來(lái)特別反感。
但后來(lái)我發(fā)現(xiàn)不會(huì)發(fā)郵件的人很多，包括在工作中遇到的下屬、同事等等。作為職場(chǎng)領(lǐng)域的創(chuàng)作者，今天想在這里聊一聊：在職場(chǎng)到底要如何發(fā)郵件，郵件是如何在體現(xiàn)你的個(gè)人職業(yè)形象的。
一、你認(rèn)識(shí)到郵件的本質(zhì)了嗎？
很多人都單純的誤以為郵件只是一個(gè)傳送工作內(nèi)容，促進(jìn)有效溝通的工具，但事實(shí)真的只是這樣嗎？
什么是郵件？郵件不是聊天軟件，它是用來(lái)做確定步驟的，便于追根溯源的，有商業(yè)效率和法律效率的。
每一封郵件的發(fā)出，都意味著你的職業(yè)特色和個(gè)人特征正在被傳遞?；貜?fù)郵件的時(shí)間，郵件發(fā)送的內(nèi)容和用語(yǔ)等細(xì)節(jié)，都在側(cè)面體現(xiàn)你的實(shí)力、暴露你的工作態(tài)度。
二、如何更高階的發(fā)送郵件？4個(gè)方面的細(xì)節(jié)不可忽視！
01、郵件發(fā)出的時(shí)間
當(dāng)有必要的郵件需要發(fā)出時(shí)，當(dāng)然是越早發(fā)會(huì)好。這里我們主要強(qiáng)調(diào)另外2種情況：其一是若遇到事情復(fù)雜，無(wú)法第一時(shí)間回復(fù)；其二是特殊時(shí)間段不能發(fā)送的郵件。
尤其是反饋型郵件，具體回復(fù)的結(jié)論需要多人配合或反復(fù)確認(rèn)，導(dǎo)致郵件不能及時(shí)確切回復(fù)，很多時(shí)候由于發(fā)件方多次催促未果，雙方還會(huì)產(chǎn)生溝通矛盾。遇到這種情況不如將原本需要回復(fù)的一份郵件，拆分成兩份郵件來(lái)發(fā)。
在未得到確切結(jié)果前，可先回復(fù)：“情況已收悉，我們正在緊急處理，結(jié)果出來(lái)后會(huì)第一時(shí)間回復(fù)……”。這份郵件的回復(fù)，不僅傳達(dá)了已收悉需求內(nèi)容，還傳達(dá)了讓對(duì)方無(wú)需苦苦等待，這是給發(fā)件人的一個(gè)交代。及時(shí)作出響應(yīng)，永遠(yuǎn)是發(fā)郵件的第一要?jiǎng)t。
第二種情況是特殊事件段不能發(fā)送的郵件。比如需要給領(lǐng)導(dǎo)和同事發(fā)送內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整的通知，或是公司內(nèi)部產(chǎn)品價(jià)格調(diào)整的通知等，這類郵件的發(fā)送最好在公司大會(huì)時(shí)，加密統(tǒng)一發(fā)送。避免在同事或領(lǐng)導(dǎo)拜訪客戶時(shí)、或進(jìn)行同行交流會(huì)時(shí)發(fā)送，盡量排除內(nèi)部消息泄密的可能性。
除及盡快回復(fù)外，做好以上兩點(diǎn)，不僅顯得你事事有交代、還體現(xiàn)出你懂得替他人著想、懂得以結(jié)果為導(dǎo)向的去維護(hù)公司利益。
02、關(guān)于郵件內(nèi)容
好的郵件內(nèi)容，應(yīng)該具有較高易讀性和說(shuō)服力的。我們可以通過(guò)以下幾個(gè)細(xì)節(jié)來(lái)體現(xiàn)易讀性和說(shuō)服力。
①指令：首先要有針對(duì)性的、用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言、有條理的闡述或答復(fù)指令：指令是否完成、完成到哪個(gè)階段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看郵件的指令發(fā)送，這是體現(xiàn)你理解能力和表達(dá)能力的基礎(chǔ)。
②信息增量：能否回復(fù)預(yù)判到對(duì)方可能追加的問(wèn)題、以及涉及到的周邊問(wèn)題等，這從側(cè)面展示了你的前瞻性、預(yù)判能力等，而這些都是你專業(yè)度和崗位實(shí)力的體現(xiàn)。
③注意事項(xiàng)：溫馨提示對(duì)方看到郵件后的注意事項(xiàng)，或是提出便于對(duì)方處理的專業(yè)性意見，這不僅是個(gè)人素養(yǎng)的體現(xiàn)，還有可能是企業(yè)文化展示的機(jī)會(huì)，倘若收件人是客戶，那么就會(huì)給客戶留下非常好印象，為以后的交流合作奠定了好感。
④表達(dá)要具體：具體的詞，才是關(guān)鍵詞。郵件內(nèi)容的表達(dá)盡量要具體，既利于對(duì)方理解，也利于保留憑證。比如具體的地址、具體的時(shí)間、具體的數(shù)量、具體的標(biāo)準(zhǔn)等。
關(guān)鍵詞能幫助收件人理解到具體信息，也為雙方的工作提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。如若后期有矛盾或有問(wèn)題產(chǎn)生，可以在此找到憑證，便于追根溯源，促進(jìn)工作的最終完成。
關(guān)鍵詞可減少不必要的溝通，也是判定雙方工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。擅用具體的關(guān)鍵詞的員工，大多有著高效、負(fù)責(zé)任的職業(yè)特質(zhì)。
03、格式
基本的字體、加粗、顏色、排版等格式在這里我們不作冗述，主要強(qiáng)調(diào)關(guān)于抄送、附件、主題這3個(gè)方面的內(nèi)容。
①抄送
首先、要搞清楚收件人和抄送對(duì)象之間的關(guān)系，收件人為事情的責(zé)任方（回復(fù)方），而抄送對(duì)象，一般只是知曉方，往往是同項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，或領(lǐng)導(dǎo)等。
第二、第如果一份郵件需多人回復(fù)，有多個(gè)責(zé)任人，那么應(yīng)將需要回復(fù)的責(zé)任人都設(shè)為收件人。
第三、抄送對(duì)象一定不能忘記。譬如萬(wàn)一有什么問(wèn)題，抄送的上司可幫你一起發(fā)現(xiàn)和解決，不抄送出了問(wèn)題就只能自己扛。其次，如果是重要郵件，還利于郵件的保存，萬(wàn)一郵件數(shù)據(jù)和信息被不小心清理掉，還能在抄送對(duì)象處找回信息。再次、還便于抄送對(duì)象及時(shí)了解事情的進(jìn)展或結(jié)果，減去了再去詢問(wèn)的溝通成本。
②附件
附件的形式一般有表格、圖片、文檔這3種形式，這里主要強(qiáng)調(diào)前兩種。
凡是能用表格做附件輔助說(shuō)明的，盡量避免用大段文字。
根據(jù)圖片我們可以看出，表格的視覺(jué)效果，真的要直觀很多。
若附件為圖片時(shí)，圖片如果必須用某種小眾的軟件才能打開，要告知收件人具體的軟件，最好能直接附上下載軟件的鏈接、提示對(duì)方打開方式。避免打不開圖片后的冗余溝通。當(dāng)然，圖片要清晰，要配文字說(shuō)明等，這些基礎(chǔ)要求依然不能忽略。
無(wú)論是哪種附件，一定要按照收件方需求，去分類命名。這樣做的目的不僅讓收件人一目了然，對(duì)你倍生好感，更有利于當(dāng)郵件積累變多時(shí)，收發(fā)雙方的搜索查找。
最后，最重要的一點(diǎn)，正文一定要對(duì)附件有所提示，避免收件人忽視附件的存在，產(chǎn)生不必要的溝通成本。
③主題
郵件的主題，是收件人看到郵件的第一眼內(nèi)容，好的主題可以達(dá)到錦上添花的效果。
主題應(yīng)有信息，恰當(dāng)?shù)闹黝}信息是在告訴收件人，郵件的目的。沒(méi)有信息的主題給收件人的第一印象是不知所云，甚至?xí)宦┛础?/p>
主題信息還會(huì)幫助收件人將郵件分類，這是一封咨詢郵件、反饋郵件、或是存檔郵件，應(yīng)該在主題上有所體現(xiàn)。
咨詢類郵件：例如詢價(jià)、技術(shù)確認(rèn)等；
反饋型郵件：例如項(xiàng)目進(jìn)展、付款明細(xì)等；
存檔郵件：例如工作日?qǐng)?bào)、獎(jiǎng)懲通知等；
例如以上圖片中的郵件主題，作為收件人，我們可以一眼看出，這是一封反饋型郵件，發(fā)件人注明了具體參數(shù)，型號(hào)、結(jié)果等，并用具體的日期著名了發(fā)貨日期，這樣的郵件主題，讓人很快明白這是一份什么郵件，目的是什么。
04、電話補(bǔ)充
緊急、重要的事情，郵件陳述后，有必要做電話補(bǔ)充的一定不能少。尤其是很多職場(chǎng)新人，能用郵件處理的，大多不愿意再打電話補(bǔ)充說(shuō)明，這是非常不成熟的職業(yè)行為。
電話作為郵件的補(bǔ)充和輔助，不僅能提醒收件人及時(shí)處理郵件，還能表明自己作為發(fā)件人對(duì)郵件內(nèi)容的高度重視程度，這也是在間接提醒收件人重點(diǎn)對(duì)待。
有了電話的加持，郵件相當(dāng)于被保駕護(hù)航，優(yōu)先、著重處理的可能性更高。
如果收件人是客戶，則有利于工作對(duì)接效率的提高，讓客戶感覺(jué)你細(xì)心、高效、是個(gè)靠譜的人，且你的靠譜意味著你背后的企業(yè)靠譜；若收件人是領(lǐng)導(dǎo)，則直接體現(xiàn)了你做事的責(zé)任心。
三、最后、對(duì)每一封收件執(zhí)行3D處理原則
所謂3D，就是行動(dòng)（Do），轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate）和擱置（Defer）。
對(duì)每一封待處理的郵件，首先要做好分類，可以設(shè)置待辦，但一定不能“怠慢”！
行動(dòng)（Do）：首先，所有的收件都必須立馬行動(dòng)，雖然這個(gè)行動(dòng)不一定是回復(fù)。對(duì)于復(fù)雜郵件，立馬傳達(dá)給需要配合的同事，給予其他人提供答案的時(shí)間；對(duì)于緊急又復(fù)雜的郵件，要立馬向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)授權(quán)，第一時(shí)間通知對(duì)應(yīng)責(zé)任人加班處理；對(duì)于簡(jiǎn)單，可單獨(dú)回復(fù)的郵件，可根據(jù)當(dāng)天任務(wù)緊急與否的排列的次序，盡快回復(fù)。
行動(dòng)力是職場(chǎng)人體現(xiàn)時(shí)間管理的基本能力。及時(shí)行動(dòng)處理郵件，展示的是優(yōu)秀的時(shí)間管理能力，這是團(tuán)隊(duì)管理人員、企業(yè)高管的必備素質(zhì)。所以能否及時(shí)行動(dòng)、回復(fù)郵件，或許與你的職場(chǎng)晉級(jí)有關(guān)。
轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate）：轉(zhuǎn)發(fā)郵件的情況，一般是上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)給下級(jí)。第一時(shí)間將需要下級(jí)處理的郵件轉(zhuǎn)發(fā)過(guò)去，讓下級(jí)更早了解任務(wù)，更早發(fā)現(xiàn)任務(wù)中的問(wèn)題，更早為解決問(wèn)題做準(zhǔn)備工作，為執(zhí)行和完善留出更多的時(shí)間。這不僅體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)給下屬成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，更體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)力的合理性。
好的領(lǐng)導(dǎo)力，吸引的是長(zhǎng)久的、忠誠(chéng)度高的員工。所以，看似小小的轉(zhuǎn)發(fā)郵件問(wèn)題，或許與你能否帶出好一批優(yōu)秀的員工有關(guān)。
擱置（Defer）：被擱置的郵件有兩類，一類是需要一定時(shí)間才能答復(fù)的郵件；另一類是告知型、通知型郵件。
首先，先通過(guò)是否能行動(dòng)、和轉(zhuǎn)發(fā)，去判斷郵件是否不得不擱置。如果必須擱置，要給郵件設(shè)置在有效期內(nèi)的答復(fù)時(shí)間，提示自己處理。
其次，擱置的郵件，要簡(jiǎn)短回復(fù)發(fā)件人擱置的理由，并告知對(duì)方預(yù)期的答復(fù)或提供時(shí)間。列入待辦清單，設(shè)置緊急程度、截止日期，用以警示自己。
最后，無(wú)需處理的擱置郵件單獨(dú)歸納。
擱置與否，能很好的鍛煉和體現(xiàn)自己的整理歸納能力。若因?yàn)閿R置的不合理，而造成忘記處理郵件，則會(huì)給外人留下糊糊涂涂、沒(méi)有條理的印象。
總結(jié)：發(fā)郵件是大多數(shù)人的工作內(nèi)容之一，高階的郵件發(fā)送、處理能力也是一種稀缺的工作能力。以上是給大家匯總的關(guān)于如何發(fā)送、處理郵件的全部?jī)?nèi)容，希望大家能早日成為郵件能手，讓更高階的郵件，助你順利成為更高階的職場(chǎng)達(dá)人！
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